เคล็ดลับบริหารกระแสเงินสดที่เจ้าของกิจการต้องรู้

manage cashflow sme

แน่นอนว่าทุกคนทำธุรกิจเพื่อสร้างรายได้ที่มั่นคง ไม่ว่าคุณจะขายสินค้าหรือบริการ การมีค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่ารายได้ เป็นเรื่องสำคัญ การจะประสบความสำเร็จจากการทำธุรกิจที่มีกำไรนั้นเกิดจากวางแผน บริหารจัดการกระแสเงินสดที่ดี วันนี้ PeerPower จะมาแชร์เคล็ดลับบริหารกระแสเงินสดที่ SME และสตาร์ทอัพทุกท่านสามารถนำไปใช้ได้ค่ะ

การเงินคือหัวใจของการทำธุรกิจ

2-3 ปีแรกของการทำธุรกิจมีผลต่อความสำเร็จระยะยาวของบริษัท ในช่วงนี้คุณจะเผชิญความท้าทายและอุปสรรคมากมาย ซึ่งผลักดันให้คุณเรียนรู้ที่จะก้าวข้ามมัน

ปัญหาขาดกระแสเงินสดและบริหารเงินอย่างไม่เป็นระบบคือหนึ่งในปัญหาใหญ่ของธุรกิจ ซึ่งนำไปสู่ความล้มเหลวในที่สุด ปัญหาที่มักเกิดขึ้นบ่อยที่นำไปสู่การขาดกระแสเงินสดของบริษัท ได้แก่

  • ไม่ได้วางแผนการเงินอย่างรอบคอบก่อนลงมือทำ
  • มองข้ามค่าใช้จ่ายที่สำคัญ
  • ไม่ได้ทำการบันทึกและติดตามค่าใช้จ่าย
  • ไม่สามารถเรียกเก็บเงินจากเจ้าหนี้

คุณควรเรียนรู้จักความผิดพลาดเหล่านี้ เพื่อเป็นครื่องเตือนใจ ให้คอยระมัดระวังความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ เนื่องจากเรื่องเงินๆ ทองๆ เป็นเรื่องละเอียดอ่อน คุณควรจัดการการเงินด้วยความระมัดระวัง และหมั่นเช็คกระแสเงินสดของบริษัท

วางแผนการเงินและคาดคะแนงบประมาณ

คุณควรสร้างแผนการเงินหรือวิธีการในการบันทึกรายรับ-รายจ่ายของบริษัท ยกตัวอย่างเช่น คุณวางแผนว่าบริษัทจะใช้จ่าย…

  • 50% ของรายได้ ไปกับค่าจ้างพนักงานและวัสดุสำนักงาน
  • 30% ของรายได้ไปกับค่าการตลาด
  • 20% ของรายได้ไปกับค่าวิจัยและพัฒนาผลิตภัณฑ์ เป็นต้น

แน่นอนว่าแต่ละธุรกิจมีแผนการเงินที่แตกต่างกันไป ธุรกิจบางประเภท เช่น ธุรกิจผลิตภัณฑ์ความงามมีความจำเป็นต้องใช้งบการตลาดเยอะ ในขณะที่ธุรกิจขายซอฟต์แวร์องค์กรไม่ได้มีความจำเป็นต้องใช้งบการตลาดเยอะ แต่ค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่จะถูกใช้ไปกับค่าพัฒนาผลิตภัณฑ์และค่าพนักงานขาย ทั้งนี้ทั้งนั้น เจ้าของกิจการควรปรึกษากับพนักงานบัญชีในบริษัทเพื่อหาวิธีการที่เหมาะสมที่สุด

อย่างไรก็ตาม เจ้าของกิจการควรคำนึงอยู่เสมอว่าสถานการณ์เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา หากอุตสาหกรรมของคุณมีการเปลี่ยนแปลง แผนการเงินของคุณก็ควรปรับให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป เช่น ในยุคที่พฤติกรรมผู้บริโภคเปลี่ยนไป สมาร์ทโฟนและ 4G เข้ามามีอิทธิพลกับผู้ใช้ เจ้าของกิจการควรพิจารณาใช้งบการตลาดออนไลน์มากขึ้น และอาจจะลดงบประมาณการตลาดออฟไลน์ตามความเหมาะสม เป็นต้น

วางแผนการเงินโดยอิงจากตัวเลขและความเป็นจริง

ผู้ประกอบการบางท่านใช้สัญชาตญาณของตนเอง ซึ่งไม่ใช่เรื่องที่ผิด อย่างไรก็ตาม เจ้าของกิจการควรรู้จักนำตัวเลขและข้อมูลที่มีมาใช้ในการประกอบการตัดสินใจ

สร้างแผนภาพของกระแสเงินสดเพื่อความเข้าใจง่าย

ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์บัญชีมากมายที่คุณสามารถสร้างชาร์ต หรือภาพที่แสดงถึงกระแสเงินสดเข้า (รายการขายสินค้าหรือบริการ) รวมไปถึงกระแสเงินสดออก (บัญชีเจ้าหนี้) คุณสามารถเลือกข่วงเวลาที่ต้องการให้แสดงผลได้ คุณจะเห็นกระแสเงินสดรายสัปดาห์ และรายเดือน ทำให้คุณเห็นภาพว่าตอนนี้คุณมีกระแสเงินสดเข้า-ออกอย่างไรบ้าง

แน่นอนว่าคุณต้องมีกระแสเงินสดเข้ามากกว่ากระแสเงินสดออกเพื่อสร้างกำไร สิ่งที่สำคัญไปกว่านั้นคือ ความต่างของกระแสเงินสดเข้าและกระแสเงินสดออก ซึ่งมักจะเปลี่ยนตามช่วงเวลา บางสัปดาห์ผลต่างอาจเป็นบวก บางสัปดาห์ผลต่างอาจเป็นลบ การเห็นความเปลี่ยนแปลงนี้เป็นภาพที่เข้าใจง่ายจะช่วยให้คุณเห็นแพทเทิร์น และสามารถคาดการณ์อนาคตได้

ถ้าส่วนต่างรายรับรายจ่ายคุณน้อยอยู่ตลอดเวลา หรือบางทีถึงขั้นติดลบ นั่นหมายความว่าธุรกิจของคุณช่วงนั้นมีควสมเสี่ยงที่จะขาดกระแสเงินสดในฐานะเจ้าของกิจการ คุณควรพยายามหาสาเหตุของสิ่งที่เกิดขึ้น และรับมือกับปัญหาอย่างทันท่วงที

ซอฟต์แวร์บัญชีในไทยที่เราแนะนำ ได้แก่ FlowAccount, PeakEngine, TRCloud

ควบคุมกระแสเงินสด

คุณควรมีเงินสดพอที่คุณจะดำเนินกิจการต่อไปได้ 3-6 เดือน เนื่องจาก ในเดือนที่กิจการของคุณไม่ค่อยดี คุณสามารถที่จะดำเนินการต่อไปได้โดยไม่ขาดกระแสเงินสด แต่ถ้าคุณประสบปัญหาด้านกระแสเงินสดในบางช่วง อย่าพึ่งตื่นตระหนก คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้

  • เจรจาขอเลื่อนวันจ่ายเงินกับซัพพลายเออร์
  • เจรจาลด credit term กับลูกค้า และขอให้ลูกค้าชำระหนี้เร็วขึ้น
  • ทำความเข้าใจข้อเสียของการมีสินค้าคงคลังในโกดังอยู่จำนวนมาก ซึ่งสินค้าคงคลังหล่านี้มีค่าใช้จ่ายแฝงอยู่
  • สร้างเครดิตธุรกิจที่ดี เผื่อในอนาคตมีความจำเป้นต้องใช้เงินก้อนระยะสั้น การมีเครดิตที่ดีจะช่วยให้คุณขออนุมัติสินเชื่อได้ง่ายขึ้น
  • พิจารณาขอสินเชื่อธุรกิจ ปัจจุบันมีบริษัท สินเชื่อออนไลน์ ที่ทำการอนุมัติสินเชื่อภายใน 3 วันเท่านั้น และมีอัตราดอกเบี้ยเพียง 8-15% ซึ่งคุณสามารถขอสินเชื่อนี้เพื่อใช้เป็นกระแสเงินสดชั่วคราวได้ เมื่อธุรกิจกับมามีกระแสเงินสดมากขึ้นและเป็นบวก คุณสามารถปิดหนี้สินเชื่อนี้โดยไม่มีค่าธรรมเนียมใดๆ เท่ากับว่าคุณเสียดอกเบี้ยในช่วงที่ธุรกิจขาดสภาพคล่องเท่านั้นค่ะ

บริหารจัดการหนี้สินอย่างฉลาด

การมีหนี้เป็นเรื่องธรรมดาของการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นเงินลงทุนจากนักลงทุน การขอกู้กับสถาบันการเงินเพื่อใช้ลงทุนเครื่องจักร หรือ เงินกู้เพื่อจ่ายค่าตึกออฟฟิศ เป็นต้น ในโลกของความเป็นจริง มีน้อยธุรกิจมากที่ไม่มีหนี้เลย หลายบริษัทที่ดูไปได้ดี และมีรายได้หลายล้าน ก็ยังทำการกู้เงินจากสถาบันการเงิน เนื่องจากธุรกิจบางธุรกิจมีรายได้จากลูกหนี้ที่ยังเก็บเงินสดไม่ได้ทันที แต่กิจการเองก็ต้องการเงินสดไปใช้จ่ายในเรื่องต่างๆ เช่น เงินเดือนพนักงาน ค่าสวัสดิการต่างๆ ที่ไม่สามารถจ่ายเป็นเครดิตได้ ทำให้บริษัทเหล่านี้ต้องมีกระแสเงินสดนั่นเอง หากดอกเบี้ยที่เกิดจากเงินกู้นั้นน้อยกว่ารายได้ที่บริษัททำได้ ก็นับว่าเป็นเรื่องปกติที่บริษัทจะทำการกู้เงิน เจ้าของกิจการจำเป็นต้องคอยดูค่าดอกเบี้ยให้ดี โดยเฉพาะการกู้ที่มีดอกเบี้ยผันแปร เช่น อัตราดอกเบี้ยจะเพิ่มขึ้นหลังจากบริษัททำการกู้ไปแล้ว 3 เดือน เป็นต้น บางทีพนักงานของสถาบันการเงินอาจไม่ได้ทำการแจ้งเงื่อนไขนี้ในตอนที่คุณตัดสินใจกู้ ทำให้การคาดคะเนของคุณผิดแผนได้

คุณควรประเมินหนี้อย่างสม่ำเสมอ ในอดีต คุณอาจมีรายได้ที่มากกว่าค่าดอกเบี้ย แต่เนื่องจากสภาพเศรษฐกิจที่ไม่แน่นอน เหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันอาจเกิดขึ้นได้ ฉะนั้น คุณควรหมั่นตรวจสอบเรื่องหนี้ และพิจารณาว่าถึงเวลาที่ต้องลดจำนวนหนี้ลง หรือควรขอกู้เพิ่ม อย่าลืมที่จะมองหาทางเลือกอื่นๆ เพิ่มเติม เมื่อ 3 ปีที่แล้วคุณอาจได้รับดอกเบี้ยที่คุณคิดว่าดีที่สุดแล้ว แต่ 3 ปีหลังจากนั้น คุณอาจจะมีโอกาสได้รับดอกเบี้ยที่ต่ำกว่าเดิม สำหรับผู้ประกอบการที่กู้วงเงินสูง การที่คุณได้อัตราดอกเบี้ยลดลง จะช่วยให้คุณประหยัดค่าดอกเบี้ยได้เยอะพอสมควร ปัจจุบันมีสินเชื่อออนไลน์ที่ให้อัตราดอกเบี้ยตามคะแนนเครดิตของคุณ นั่นหมายถึงว่า หากคุณไม่เคยผิดนัดชำระในอดีตเลย คุณจะได้รับอัตราดอกเบี้ยที่ต่ำ นั่นคือสาเหตุที่เราแนะนำให้คุณสร้างเครดิตของตนเอง

หมั่นตรวจสอบค่าใช้จ่ายของบริษัท

financial reports
ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์บัญชีมากมายที่คุณสามารถดูรายงานค่าใช้จ่ายได้ โดยรายงานที่จำเป็นต่อเจ้าของธุรกิจมีดังนี้

  • งบกำไรขาดทุน ซึ่งจะแสดงรายรับรายจ่ายของบริษัท
  • งบดุล ซึ่งจะแสดงสินทรัพย์และหนี้สิน
  • งบกระแสเงินสด ซึ่งจะแสดงกระแสเงินสดเข้า-ออกของบริษัท
  • รายงานเจ้าหนี้การค้าและรายงานลูกหนี้การค้า ทำให้เจ้าของกิจการทราบว่าตอนนี้ค้างเงินเท่าไหร่ และสามารถเรียกเก็บเงินเท่าไหร่ จากใคร
  • รายงานค่าเสื่อมสินทรัพย์

นอกจากนี้ เจ้าของกิจการควรดูบัญชีเงินเดือนด้วย ซึ่งส่วนนี้เจ้าของกิจการหลายท่านอาจละเลยเพราะได้ทำการจ้างบริษัท outsource ดูแล เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น บัญชีเงินเดือนจะมีความซับซ้อนมากขึ้น ฉะนั้นควรให้ความสำคัญแต่เนิ่นๆ

อย่าลืมที่จะแยกการเงินส่วนตัวและการเงินที่เกี่ยวข้องกับบริษัทออกจากกัน บัตรเครดิตควรแยกใช้ โดยแยกบัตรหนึ่งสำหรับส่วนตัว และอีกบัตรหนึ่งสำหรับธุรกิจ ซึ่งการแยกค่าใช้จ่ายเช่นนี้จะทำให้คุณตรวจสอบการใช้จ่ายได้ง่ายขึ้น สำหรับบางท่านที่อ่านมาถึงตรงนี้ อาจจะคิดว่าการแยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวกับค่าใช้จ่ายของบริษัทเป็นเรื่องง่าย แต่ในความเป็นจริงแล้ว มีผู้ประกอบการหลายคนที่ไม่สามารถทำได้ เนื่องจากหลงลืมบ้าง หรือทำเพราะความเคยชิน

5 คำถามที่ต้องถามก่อนที่จะรับงานประมูลโครงการใหญ่

เมื่อธุรกิจของคุณกำลังไปได้สวย และคุณได้รับโอกาสที่จะประมูลโครงการใหญ่ ซึ่งเป็นเรื่องที่น่ายินดี แต่คุณควรหยุดคิดก่อนที่จะตัดสินใจรับงานนั้น คุณควรประเมินความพร้อมของบริษัทและทรัพยากรบุคคลว่าสามารถที่จะรับงานสเกลใหญ่ได้หรือไม่ มีเจ้าของบริษัทหลายรายเลือกที่จะ “รับไว้ก่อน หาวิธีจัดการทีหลัง” ซึ่งวิธีนี้เป็นวิธีที่เสี่ยงต่อการเงินของบริษัท ฉะนั้น คุณควรลองตอบ 5 คำถามต่อไปนี้ให้ได้ก่อนที่จะตัดสินใจรับงานใหญ่

  1. หากชนะประมูลแล้ว มีจำนวนพนักงานเพียงพอที่จะทำโปรเจคจนจบหรือไม่ ถ้าไม่มีพนักงานเพียงพอตอนนี้ สามารถจ้างพนักงานใหม่หรือจ้างพนักงานชั่วคราวหรือไม่
  2. มีเงินทุนที่จะจ่ายค่าอุปกรณ์ใหม่ที่จำเป็นต้องซื้อเพื่อทำโปรเจคหรือไม่
  3. การรับโปรเจคนี้จะส่งผลอะไรกับกิจการตอนนี้หรือไม่ จะทำให้คุณภาพงานของลูกค้าปัจจุบันลดลงหรือไม่
  4. ถ้าโปรเจคจบ บริษัทจะทำอย่างไรกับพนักงานมีจ้างมาเพื่อโปรเจคนี้โดยเฉพาะ และกับค่าอุปกรณ์ที่ซื้อมาเพื่อโปรเจตคนี้โดยเฉพาะ แล้วถ้าโปรเจคจำเป็นต้องหยุดชั่วคราว จะรับมืออย่างไร
  5. ถ้าลูกค้าจ่ายเงินช้าจะทำอย่างไร

ในบางครั้งการรับงานลูกค้ารายย่อย หลายๆ งานอาจจะดีกว่าการรับงานใหญ่ 1 งาน เนื่องจากคุณจะสามารถบริหารกระแสเงิดสดได้ดีกว่า และหากโชคไม่ดี ทำให้โครงการต้องหยุดกลางคัน คุณจะได้รับผลกระทบค่อนข้างเยอะ

เข้าใจต้นทุนของค่าใช้จ่าย

  • จ่ายเงินตรงเวลา และหลีกเลี่ยงการจ่ายช้าจนเกิดค่าดอกเบี้ย ที่สำคัญการจ่ายเงินช้าจะมีผลกับคะแนนเครดิตของคุณ
  • ประเมินข้อดี ข้อเสียของวิธีชำระเงินแต่ละประเภท เช่น การรับชำระด้วยบัตรเครดิต ถึงแม้จะช่วยอำนวจความสะดวกให้กับลูกค้า แต่คุณจะต้องเสียค่าธรรมเนียมให้กับบริษัทรับชำระบัตร ซึ่งนั่นก็เท่ากับกำไรต่อการขายสินค้าของคุณก็จะลดลงด้วย
  • เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการเช่า และการซื้ออุปกรณ์ การลงทุนซื้ออุปกรณ์ จะทำให้คุณได้มาซึ่งสินทรัพย์ของบริษัท แต่อย่าลืมว่าคุณต้องรับผิดชอบค่าบำรุงรักษา ค่าความเสียหายที่เกิดขึ้น รวมถึงมีค่าเสื่อมของอุปกรณ์ด้วย ฉะนั้นคุณควรพิจารณาค่าใช้จ่ายตรงนี้ให้ดีก่อนตัดสินใจลงทุน
  • พิจารณาแลกเปลี่ยนสินค้า (barter) แทนการซื้อขายสินค้า หากบริษัทคู่ค้ายินยอม

เรียกเก็บเงินจากลูกหนี้ที่ติดเงินคุณ

การเก็บเงินตรงวลาเป็นเรื่องสำคัญมากในการทำธุรกิจ การเรียกเก็บเงินช้าจะทำให้คุณเสียค่าโอกาสในการนำเงินสดมาหมุนและทำประโยชน์อย่างอื่น คุณสามารถดูรายงานลูกหนี้การค้า และดูว่าลูกหนี้คนไหนติดหนี้คุณเป็นเวลานานที่สุด ในตอนที่คุณออกใบแจ้งหนี้ คุณจำเป็นต้องระบุเงื่อนไขการชำระเงินให้ชัดเจน ว่าลูกหนี้คุณจำเป็นต้องชำระหนี้ภายในกี่วัน

สุดท้ายแล้ว เราอยากจะย้ำกับเจ้าของกิจการทุกท่านว่าการเงินเป็นเรื่องสำคัญมาก เรียกได้ว่าเป้นหัวใจของการทำธุรกิจเลยก็ว่าได้ การเงินของบริษัทควรเป็น 1 ใน 3 สิ่งแรกที่เจ้าของกิจการนึกถึง

การที่จะเป็นผู้ประกอบการที่ประสบความสำเร็จนั้น คุณจำเป็นต้องรู้ว่าส่วนไหนของธุรกิจที่สร้างกำไรและรายได้ให้คุณ และส่วนไหนที่ทำให้คุณขาดทุน จากนั้นคุณสามารถวางแผนทางการเงินได้ว่าจะจัดการกับปัญหากระแสเงินสดติดลบอย่างไร การเลือก ขอสินเชื่อออนไลน์ที่อนุมัติเร็ว และให้อิสระเจ้าของกิจการปิดหนี้ได้เมื่อมีเงินก้อน นับเป็นอีกทางเลือกที่น่าสนใจค่ะ หากท่านใดสนใจสามารถลงทะเบียนรับรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่